受注、在庫、顧客、日報。Excelで管理している業務は多いと思います。Excelは誰でも使え、すぐに始められる便利な道具です。小さな会社が最初から専用のシステムを入れる必要はなく、Excelで始めるのは正しい判断です。

ただ、業務が大きくなると、限界が見えてきます。次のようなことが起きていたら、システム化を考える時期かもしれません。

誰かがファイルを開いていて編集できない、上書きして他の人の入力を消してしまった。共有の仕組みを使っても、人数が増えると起きやすくなる問題です。

消えた入力に誰も気づかず、数日後に取引先から問い合わせが来て初めて分かる、ということもあります。

「受注一覧_最新」「受注一覧_最新_修正」のように、似た名前のファイルが増えていくのは危険な兆候です。どれが正しいのかを確かめる時間が、少しずつ業務を圧迫します。

メールにファイルを添付してやり取りしている場合は、さらに起きやすくなります。それぞれの人の手元に、少しずつ違う版が残っていきます。

受注の表に入れた内容を、請求書の表にも入れ直す。顧客の住所を、複数のファイルに書いている。二重の入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスの元にもなります。

顧客の住所が変わったとき、どのファイルを直せばよいのか分からない、という状態になっていたら、データが散らばっている証拠です。

複雑な関数やマクロで作り込んだファイルは、作った人がいなくなると、誰も直せなくなります。その人が休むと業務が止まる状態は、早めに解消しておきたい危険です。

作った人が社内にいるうちに、何のための仕組みで、どう動いているのかを聞いておくだけでも、後の負担は大きく変わります。

月末に、いくつものファイルから数字を集めて集計している。集計の作業そのものに、毎月何時間もかかっている。データが一か所にまとまっていれば、集計は一瞬で終わります。

集計に時間がかかると、数字が出るのが遅くなり、判断も遅れます。月の半ばに「今月はどうなっているか」を知りたくても、月末まで分からない状態です。

システム化を考えたい5つのサイン

サイン	起きていること
同時に開けない	編集できない、上書きで他の人の入力が消える
最新が分からない	似た名前のファイルが増え、正しい版を探す時間がかかる
何度も入力している	同じ内容を複数の表に入れ直し、入力ミスの元になる
作った人しか直せない	関数やマクロの中身を誰も説明できない
集計に時間がかかる	月末に複数のファイルから数字を集め、判断が遅れる

当てはまるものがあっても、すべてをシステムに置き換える必要はありません。一番困っている業務、たとえば二重入力が多い受注の部分だけをシステムにして、ほかはExcelのまま使い続ける方法もあります。

システムに入れたデータを、Excelで開ける形で取り出せるようにしておけば、これまでの集計や加工の方法もそのまま使えます。

困りごとの大きいところから順に手を入れるほうが、費用も抑えられ、社内の混乱も少なくて済みます。

システム化を考え始めたら、今のExcelのファイルを整理しておくと、後の作業が楽になります。どのファイルが何に使われているのか、誰が更新しているのかを書き出しておくだけでも、開発会社との話が早く進みます。

Excel管理の限界はどこにあるのか。システム化を考えたい5つのサイン

その手作業、来月には消せる。