複数の開発会社に相談して、提案や見積もりをもらう。このとき、会社ごとに口頭で少しずつ違う説明をしていると、返ってくる提案の前提もばらばらになり、比べられなくなります。
同じ条件を文書にまとめて渡すのが、提案依頼書（RFP）です。大きな会社が使う堅い書類というイメージがありますが、数ページの簡単なものでも、十分に役に立ちます。
最低限書いておきたいこと
会社と業務の紹介
どんな事業をしている会社で、システム化したい業務は何か。業務の規模（件数や関わる人数）も書いておくと、開発会社が規模感をつかみやすくなります。
今困っていること
なぜシステムを作りたいのか。今の業務のどこに、どんな困りごとがあるのか。ここが一番大切な部分です。
「受注の管理システムを作りたい」と書くより、「受注の内容をメールから表に転記する作業に、毎日3時間かかっている」と書くほうが、開発会社は解決の方法を考えやすくなります。
やりたいこと
システムで実現したいことを書きます。ここでは、細かな機能を並べるより、「何ができるようになればよいか」を書くのがおすすめです。
使う人と環境
誰が、何人くらい、どこで使うのか。パソコンか、スマートフォンか。今使っているシステムで、つなぎたいものはあるか。
予算と時期
予算の目安と、いつまでに使い始めたいかを書きます。予算を書きたくない場合でも、おおよその幅だけは示しておくと、現実的な提案が返ってきます。
提案してほしい内容
何を提案に含めてほしいかを書きます。
- 作り方の考え方
- 作る範囲と、作らない範囲
- 進め方と、おおよその日程
- 費用の内訳（作る費用と、作った後の費用）
- 体制（誰が担当するのか）
これを指定しておくと、各社の提案が同じ形でそろい、比べやすくなります。
締め切りと連絡先
提案の締め切り、質問の受け付け方、選ぶ時期を書いておきます。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 会社と業務の紹介 | 事業の内容、システム化したい業務と規模 |
| 今困っていること | 業務のどこに、どんな困りごとがあるか（一番大切） |
| やりたいこと | 何ができるようになればよいか |
| 使う人と環境 | 誰が何人くらい、どこで、何で使うか。つなぎたいシステム |
| 予算と時期 | 予算の目安と使い始めたい時期 |
| 提案してほしい内容 | 作り方、範囲、進め方と日程、費用の内訳、体制 |
| 締め切りと連絡先 | 提案の締め切り、質問の受け付け方、選ぶ時期 |
書きすぎないことも大切
提案依頼書に細かな機能や画面まで書き込むと、開発会社はその通りに作る前提で見積もります。その結果、もっと良い方法があっても、提案に出てこなくなります。
困っていることと、実現したいことをしっかり書き、作り方は開発会社の提案に任せる。この形のほうが、良い提案が集まりやすくなります。
質問の受け付けを用意する
提案依頼書を渡した後、開発会社から質問が来ることがあります。ある会社からの質問と答えは、ほかの会社にも共有するのが公平です。同じ情報をもとに提案してもらうことで、比べやすさも保てます。
選ぶ基準を先に決めておく
提案が集まってから選ぶ基準を考えると、印象や金額に引っぱられがちです。何を重視するのか（費用、日程、提案の中身、体制、作った後の対応）を、提案を受け取る前に社内で決めておくと、判断がぶれにくくなります。