パソコンの設定、社内のネットワーク、使っているクラウドサービスの管理、システムの開発会社とのやり取り。会社が大きくなるにつれて、ITに関わる仕事は増えていきます。

最初は社長や、詳しい社員が片手間で引き受けていても、いずれ専任の担当者を置きたくなります。ただ、ITの仕事は幅が広く、一人に全部を任せられるとは限りません。採用の前に整理しておきたいことをまとめます。

まずは、今ITに関わる仕事として何があるかを書き出します。

書き出してみると、毎日発生する細かな仕事と、たまにしか発生しないが専門的な判断が必要な仕事が混ざっていることに気づきます。

社員からの問い合わせに丁寧に対応する力と、システムの設計を考える力は、別のものです。セキュリティの専門知識と、パソコンの設定の手際の良さも、別のものです。

すべてを一人に求めると、採用はとても難しくなります。どの仕事を社内の担当者に任せ、どの仕事を外部に頼むかを先に分けておくと、求める人物像がはっきりします。

たとえば、次のような分担がよくあります。

担当者に求めるのは、技術の深い知識よりも、社内の困りごとを聞き取り、外部の専門家にうまく伝える力、ということもあります。

社内の担当者と外部の分担の例

	任せる仕事
社内の担当者	日々の問い合わせ、アカウントの管理、外部とのやり取りの窓口
外部の会社	システムの開発、専門的なセキュリティ対策、新しい仕組みの検討

使っているサービス、その契約者、管理者のアカウントを一覧にしておきます。担当者が入ったとき、最初に必要になる情報です。

辞めた社員の名前で契約されたままのサービスが見つかることもあります。採用を待たず、今のうちに整理しておくと安心です。

ITの担当者の仕事は、うまくいっているときほど目立ちません。トラブルが起きないこと自体が成果だからです。何をもって評価するのかを、採用の前に考えておくと、担当者も働きやすくなります。

担当者が一人だけだと、その人が休んだり辞めたりしたときに困ります。手順を書いて残してもらう、管理者のアカウントを社長も持っておく、といった準備をしておきます。

すぐに採用が難しい場合は、外部の会社にIT全般の相談役を頼む方法もあります。月に何時間と決めて、相談に乗ってもらう形です。まず外部に頼んで仕事の量と中身をつかみ、それから採用を考えるという順番もあります。

社内に初めてIT担当を置くとき。採用の前に考えておくこと

その手作業、来月には消せる。