「便利になりそうなのは分かるが、どれくらい効果があるのか」。システムの導入を検討するとき、社内でよく聞かれる質問です。ここで答えに詰まると、良い計画でも止まってしまいます。効果を数字で示す方法を整理します。
まずは今の作業時間を測る
効果を示す一番の近道は、今その業務にかかっている時間を測ることです。
たとえば、受注の内容を表に転記する作業なら、1件あたり何分かかっているか、月に何件あるかを数えます。1件5分、月に600件なら、月に50時間です。これに作業する人の時給をかければ、今かかっている費用のおおよその額が出ます。
感覚ではなく、実際に何日か記録を取るのがポイントです。「1件1分くらい」と思っていた作業が、確認や手戻りを含めると5分かかっていた、ということはよくあります。その逆もあります。
測るときは、作業そのものだけでなく、前後の時間も含めます。メールを開いて内容を探す時間、入力した内容を確かめる時間、間違いを直す時間。こうした時間は、作業している本人も気づきにくい部分です。
時間以外の効果も数える
時間の短縮だけが効果ではありません。
- 転記のミスが減る：ミスの修正や、取引先へのお詫びにかかっていた時間
- 対応が早くなる：問い合わせへの返答が早くなることで、取りこぼしていた注文
- 担当者が休んでも回る：特定の人しか分からない業務がなくなることによる安心
- 数字がすぐに見られる：月末を待たずに状況が分かることで、早く手を打てる
数字にしにくいものは、無理に金額にせず、具体的な出来事として書き添えるほうが伝わります。「先月、転記のミスで取引先に誤った金額の請求書を送り、お詫びと再発行に半日かかった」という一文は、どんな試算よりも説得力があります。
- 今の作業時間を測るその業務に、今どれくらいの時間がかかっているか
- 時間以外の効果も数えるミスの減少、対応の早さ、担当者が休んでも回ること
- 費用と比べる作る費用に、毎月の利用料や保守の費用も含めて比べる
- 控えめに見積もる最初から100%の効果を見込まず、7割程度で計算する
- 導入した後に確かめる見込んだ効果が出ているかを確かめる
費用と比べる
効果の見込みが出たら、システムにかかる費用と比べます。作る費用だけでなく、毎月の利用料や保守の費用も含めて比べるのが大切です。
月に50時間、時給2,000円の作業がなくなるなら、月10万円分の効果です。システムの費用が初期に50万円、毎月1万円なら、効果から毎月の費用を引いた9万円で初期の費用を回収するので、6か月ほどで元が取れる計算になります。
ここで注意したいのは、浮いた時間が本当にお金に変わるのか、という点です。作業が減っても、その時間がほかの価値のある仕事に使われなければ、効果は数字の上だけのものになります。浮いた時間を何に使うのかも、計画に書いておくと説得力が増します。
控えめに見積もる
効果の見込みは、控えめに見積もっておくことをおすすめします。導入した直後は、慣れない操作で時間がかかることもあります。最初から100%の効果を見込むより、たとえば7割程度で計算しておくほうが、後で「思ったほどではなかった」と言われずに済みます。
導入した後に確かめる
導入した後も、同じ方法で作業時間を測り直します。導入の前と同じ測り方をしておかないと、比べられません。
見込みどおりの効果が出ていなければ、使い方か、システムのどこかに問題があります。現場の人に話を聞くと、思わぬところで手間がかかっていることが見つかります。測り直すことで、次に何を直せばよいかが分かります。
そして、確かめた結果を社内に報告しておくと、次のIT投資を提案するときの材料になります。