社員が仕事で生成AIを使い始めているけれど、会社としてのルールがない。こうした状態の会社は少なくありません。

ルールを作ろうとすると、つい厳しく作りたくなります。しかし、厳しすぎるルールは守られず、社員が隠れて使うようになります。隠れて使われるのが、実は一番危ない状態です。会社として何が起きているのか、まったく見えなくなるからです。

会社として使ってよいAIのサービスを決めます。法人向けの契約や、入力した内容が学習に使われない設定になっているサービスを選びます。

使ってよいサービスを示さずに「AIの使用は控えるように」とだけ伝えると、社員は個人で契約したサービスを使い始めます。使ってよい道具を用意するほうが、結果として安全です。

お客様の個人情報、取引先から預かった資料、公表前の社内の情報など。具体的な例を挙げて示すと、社員が迷わずに済みます。

AIの作った文章を、そのまま社外に出してよい場面と、人が確かめてから出す場面を決めます。お客様へのメール、提案書、Webサイトの文章など、社外に出るものは人が確かめる、という決まりにしておくと安心です。

使い方に迷ったとき、うっかり入れてはいけない情報を入れてしまったとき、誰に相談すればよいかを決めておきます。相談しやすい雰囲気があれば、問題が小さいうちに分かります。

最初に決めること

決めること	中身
使ってよいサービス	法人向けの契約や、入力が学習に使われない設定のサービス
入れてはいけない情報	個人情報、取引先の資料、公表前の社内の情報を具体的に
人が確かめる場面	お客様へのメール、提案書など社外に出るもの
困ったときの相談先	迷ったとき、うっかり入れてしまったときに誰に相談するか

ルールは、A4の紙1枚程度に収まる長さにしておくのがおすすめです。何十ページもあるルールは、読まれません。

細かな判断が必要な場面は、ルールに全部書くのではなく、相談先を決めておくことで補います。

最初のルールは、たとえば次のような内容で十分です。

ルールと一緒に、うまく使えた例を社内で共有すると、使い方が広がります。

会議のメモを議事録の形に整える、メールの文面の言い回しを相談する、長い資料の要点をつかむ。こうした身近な使い方を知ると、社員が自分の仕事に当てはめやすくなります。

逆に、うまくいかなかった例も共有しておくと役に立ちます。AIの出した数字が間違っていた、存在しない資料を参考文献に挙げていた。こうした例を知っておくと、確かめる大切さが伝わります。

AIのサービスは、機能も料金も変化が速い分野です。国のガイドラインも改訂が続いています。半年に一度くらいは、ルールが今の使い方に合っているかを見直すことをおすすめします。

生成AIの社内ルールは、何から決めればよいのか

その手作業、来月には消せる。