業務のシステム化というと、何百万円もかかる大きな計画を思い浮かべる方が多いと思います。実際、開発各社が公開している目安を見ても、業務システムの開発は数十万円から数百万円の幅で語られることが一般的です。

しかし、最初から大きく作る必要はありません。1つの業務から小さく始める方法があります。

大きな計画で一度にすべてを作ると、使い始めるまでに時間がかかります。半年、1年と作っている間に業務のやり方が変わったり、実際に使ってみたら想像と違ったりすることも少なくありません。

小さく始めると、早く使い始められ、使ってみた感想を次の改修に活かせます。うまくいかなかった場合も、失うものが小さくて済みます。

もう一つの利点は、社内の理解を得やすいことです。最初の小さなシステムで効果が出れば、次の投資を説明しやすくなります。大きな計画をいきなり通すより、実績を積み上げるほうが、結果的に早く進むことがよくあります。

最初に手をつける業務は、次の条件に当てはまるものがおすすめです。

たとえば、メールで届く注文を表に転記する、毎週同じ集計表を作る、紙の申込書の内容を入力し直す、といった業務です。

最後の条件も大切です。最初のシステムで、会社の売上の中心になっている業務をいきなり置き換えると、うまくいかなかったときの影響が大きくなります。まずは影響の小さい業務で、システムを使う流れに社内が慣れておくと安心です。

最初に選ぶ業務の条件

条件	中身
くり返している	毎日、または毎週くり返している
やり方が決まっている	やり方がおおむね決まっている
時間がかかっている	手作業や転記が多い
確かめやすい	うまくいったかを、時間や件数で確かめられる
止まっても全体は止まらない	影響の小さい業務で、システムを使う流れに社内が慣れておける

小さく作るからといって、場当たり的に作ってよいわけではありません。後から機能を広げることを考えて、データの持ち方や、ほかのシステムとのつなぎ方は、最初にきちんと決めておきます。

ここを手抜きすると、広げようとしたときに作り直しが必要になり、結局は高くつきます。小さく作ることと、雑に作ることは違います。

小さく作ると費用が下がるのは、作る範囲が狭いからだけではありません。

当社では、最初の業務のシステム化を10万円（税別）からお引き受けしています。一番効果の大きい部分から作り、実際に使っていただいてから、次に作るものを一緒に決めます。

保守、機能の追加、サーバーの費用は、必要になった分だけ別にお見積りします。最初から全部を決めずに、使いながら育てていく進め方です。

10万円から始める業務のシステム化。小さく作って広げる進め方

その手作業、来月には消せる。